Ballon Kontor

Datenschutzerklärung

Stand: 12. November 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Ballon-Kontor-Bestellportal unter ballon-kontor.de.

1. Verantwortlicher

Helium Kontor Deutschland e.K. (Marke: Ballon Kontor)
Inhaber: Franco Zachau
Schulauer Moorweg 25, 22880 Wedel
Telefon: 04103 / 1897 341
E-Mail: mail@helium-kontor.de

2. Allgemeines

Unser Bestellportal richtet sich ausschließlich an Gewerbekunden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit das für die Bereitstellung des Portals, die Abwicklung von Bestellungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind dabei vor allem Angaben zu Ihren Ansprechpartnern.

3. Aufruf des Bestellportals

Beim Aufruf des Portals verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb des Portals.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

4. Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir: Firmenname, Name des Ansprechpartners, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihr Passwort. Das Passwort wird nur verschlüsselt (gehasht) gespeichert. Wir prüfen die Angaben vor der Freischaltung. Bei bestehenden Kunden aus unserem bisherigen Onlineshop haben wir die Firmen- und Adressdaten aus Ihren bisherigen Bestellungen übernommen, damit Sie diese nicht erneut eingeben müssen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fortführung der bestehenden Geschäftsbeziehung).

5. Bestellungen, Lieferung und Rechnungen

Für die Abwicklung von Bestellungen verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Liefer- und Rechnungsanschriften (auch gespeicherte weitere Lieferadressen) sowie die Bestelldaten. Rechnungen und Zahlungserinnerungen senden wir per E-Mail und stellen Rechnungen in Ihrem Kundenkonto bereit.

Empfänger:

  • Lieferanten und Hersteller: Ware kann direkt von unserem Lieferanten an Sie versandt werden. Dafür geben wir Lieferanschrift, Ansprechpartner und gegebenenfalls Telefonnummer an diesen weiter.
  • Versanddienstleister: zur Zustellung.
  • Steuerberater: zur Buchhaltung und Erfüllung steuerlicher Pflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten).

6. Hosting und Dienstleister

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

  • Supabase Inc. (USA, mit Rechenzentrum in der EU, Irland): Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Ihre Kunden- und Bestelldaten werden in der EU gespeichert.
  • Lovable Labs Incorporated (Boston, USA, mit Niederlassung Lovable Labs AB, Stockholm, Schweden): Bereitstellung der Portal-Oberfläche (Hosting der Webseite).
  • Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): E-Mail-Versand über Google Workspace, z. B. für Anmelde-E-Mails, Rechnungen und Zahlungserinnerungen.

Soweit Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer Daten in den USA verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.

7. Technisch notwendige Speicherung im Browser

Für die Anmeldung speichert das Portal einen Sitzungsschlüssel im Speicher Ihres Browsers. Wenn Sie das Portal als App installieren, werden außerdem Programmdateien zwischengespeichert, damit es schneller lädt. Außerdem merkt sich das Portal Ihre gewählte Ansicht (Kacheln oder Liste). Das ist für den Betrieb erforderlich bzw. dient nur Ihrer Bequemlichkeit (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein.

8. Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

9. Feedback zum Portal

Nach einer Bestellung bitten wir Sie freiwillig um eine kurze Bewertung des Portals (Sterne) und optional um einen Kommentar. Wir speichern die Antwort zusammen mit Ihrem Kundenkonto und der Bestellnummer, um das Portal zu verbessern und bei Problemen nachfragen zu können. Wenn Sie „Später“ wählen, speichern wir nur diese Auswahl, damit wir Sie nicht zu oft fragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots).

10. Speicherdauer

Wir löschen Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre auf, Handelsbriefe 6 Jahre. Kundenkonten löschen wir auf Wunsch, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an mail@helium-kontor.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben bei Registrierung und Bestellung sind für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können wir Sie nicht freischalten und keine Bestellungen ausführen.